Auch bei der Gestaltung von Unterlagen wie Handouts sollte auf Barrierefreiheit geachtet werden. Texte in gut lesbarer Schrift mit einer Schriftgröße von mindestens 12 Punkt sind für Menschen mit Sehbehinderungen unentbehrlich. Natürlich sollte man auch auf ausreichende Kontraste und Blendfreiheit (z.B. durch mattes Papier) achten. Vielfach ist es wichtig auch Informationen in verständlicher Sprache (Leichte oder Einfache Sprache) bereitzuhalten. Diese können auch ältere Teilnehmer oder Menschen mit Lernschwierigkeiten besser nutzen. Menschen mit Sehbehinderungen haben einen besonderen Nutzen von Tagungsunterlagen in elektronischer Form. Diese können dann auch von Screenreadern vorgelesen werden, wenn die digitalen Unterlagen (zB PDF oder HTML-Seite) barrierefrei angeboten werden.
